La dématérialisation : Une étape incontournable

Pour les entreprises et les organismes publics la dématérialisation est aujourd’hui incontournable. Le scanner ou les imprimantes multifonctions sont devenus les nouveaux outils de croissance des organisations. L'intégration des documents numérisés dans les systèmes d'information se banalise et plus personne ne doute de la pertinence du retour sur investissement !

Conduire un projet de dématérialisation de processus

Au sein de la société tout d’abord, le projet de dématérialisation doit être pensé et construit en cohérence avec la stratégie d’entreprise. Cela implique de le définir pas à pas et de le découper en lots correspondant chacun à un besoin opérationnel et/ou stratégique. Afin d’assurer une plus grande efficacité, il convient de porter dans un premier temps les efforts sur les projets à retour sur investissement rapide.

La réussite d’un projet de dématérialisation passe aussi par l’adhésion du plus grand nombre à l’application. Cela sous-entend d’associer les utilisateurs finaux dès le début du projet afin de lever les craintes et de prendre en compte au mieux leurs besoins et leurs méthodes de travail. L’adoption rapide de la solution passe également par le soin apporté à l’interface utilisateur. Plus l’application est conviviale et plus facile elle sera à utiliser.

IKSD CONSULTING assure un accompagnement dans le cadre de vos projets de dématérialisation

Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière
  • Simplifier et homogénéiser les activités administratives et financières

Face aux volumes croissants de données à traiter, facturation électronique et dématérialisation fiscale s’inscrivent dans la recherche constante de gains de temps pour les entreprises. L’intégration manuelle de ces données, financières et comptables, monopolise les services ad-hoc en les éloignant de leur cœur de métier, et est source de risques d’erreurs possibles de saisie et les litiges qui en sont la conséquence.

Dématérialiser le traitement des factures recouvre d’évidents bénéfices pour l’entreprise car cela permet :

  • Automatiser les processus de facturation,
  • Éliminer les impressions papier,
  • Diminuer le coût de traitement des factures et les frais de relance,
  • Améliorer la traçabilité comptable,
  • Mieux maîtriser les délais de paiement,
  • Accélérer et facilité la validation des factures (avant envoi chez le fournisseur et paiement chez le client),
  • Optimiser la gestion de trésorerie.
Mise en œuvre

Le cahier des charges d’un projet de dématérialisation de factures doit tenir compte de plusieurs critères :

  • le nombre de factures reçues (en global et ventilé par fournisseur),
  • le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou de services,
  • le circuit de validation des factures (visa, bon à payer, rapprochement éventuel avec des engagements de commande, etc.),
  • le mode de classement et la gestion de l'archivage physique des factures papier,
  • l' outil comptable dont l’entreprise dispose (ERP, logiciel),
  • l 'existence ou non d'un workflow (processus internes de traitement des factures fournisseurs),
  • l'organisation entre la comptabilité et les services utilisateurs (multi-site, relance, gestion des litiges, etc.),
  • le mode de gestion des commandes et des notes de frais.
Simplifier ses déclarations avec la dématérialisation