La GED : un processus incontournable de l’entreprise moderne

En pleine transformation numérique, de très nombreuses entreprises font le choix de mettre en place des outils de Gestion Électronique de Documents (GED). Elle vous permet d'offrir à vos clients un accès aux documents les concernant.

Ces pierres angulaires de la dématérialisation permettent aux structures une meilleure transparence, une meilleure conduite de leur administration générale mais également une plus grande réactivité. Elle renforce également le processus de contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l’entreprise.

Alfresco

La collaboration joue un rôle essentiel dans la réussite d'une entreprise. En facilitant la circulation des flux d'information et processus dans l'entreprise et au-delà, vous augmentez la productivité et créez les conditions d'une meilleure réactivité et d'une innovation renforcée.
Lorsque les documents sont stockés à différents emplacements (ordinateurs portables, clés USB, e-mails, réseaux et sites de partage de fichiers), la gestion du contenu s'apparente à un véritable chaos. Ces silos de contenu freinent considérablement la productivité et augmentent les risques liés à la sécurité.
Avec la solution de gestion de documents d'Alfresco, l'entreprise garde ses contenus sous contrôle. Les fichiers importants tels que les contrats, les supports marketing et les documents d'ingénierie sont facilement accessibles et peuvent être partagés en toute sécurité.
Alfresco maximise la valeur du contenu en l'intégrant aux processus métiers de l'entreprise. Les informations sont transmises à la bonne personne, au bon moment, dans les applications et sur les appareils avec lesquels elle travaille habituellement.

Intégrations possibles avec les plates formes suivantes

 

L’archivage numérique des documents

  • Archiver, sécuriser et retrouver facilement tous les documents de l’entreprise L’entreprise est au cœur d’un système d’échange d’informations la reliant à son environnement (fournisseurs,clients, administration, partenaires) via les factures, bons de commande, relevés bancaires, contrats, bulletins de salaire, formulaires administratifs, courriels, etc.
  • Les technologies et usages numériques permettent de dématérialiser ces documents, de les conserver en toute sécurité, de les archiver et de les retrouver facilement; le papier cédant la place au format numérique. Pour autant, l’entreprise reste confrontée à une double gestion de l’archivage des informations, papier et numérique, et doit en assurer une mise en place cohérente.

Tout comme l’archivage papier, l’archivage numérique fait appel à des considérations techniques, organisationnelles et surtout réglementaires. La nature des documents détermine le mode d’archivage, qui peut être simple ou légal à valeur probante*, nécessitant alors de mettre en place un dispositif plus complexe.

La dématérialisation de l’archivage est un projet requérant sérieux et méthode. L’ensemble des besoins et des processus de l’entreprise (comptabilité, gestion commerciale, production industrielle, gestion du personnel,R&D) doit être pris en compte car l’archivage concerne tous les services de l’entreprise.

Mise en œuvre

Toute démarche d’archivage est régie par le cycle de vie des documents, qui se décline en quatre grandesétapes fonctionnelles :

  • La création.
  • L’émission & la réception : ces étapes doivent être accompagnées de garanties assurant les responsabilités de chacune des parties.
  • La circulation & l’utilisation : ces étapes se déroulent au sein de l’entreprise et conduisent à indexer le document dans un système de Gestion Électronique de Documents [GED]* destiné à le mettre à la disposition de toutes les personnes concernées par sa gestion.
  • L’archivage & éventuellement la destruction : la démarche requiert de considérer la durée de conservation propre à la nature de chaque document et à leur utilité pour l’entreprise (considération réglementaire)